Organização e produtividade para planejadores – parte #1

Este post está um pouco “off-topic”, mas acho importante abordar o lado mais prático do planejamento, que normalmente é pouco trabalhado nos cursos de graduação. Afinal, grande parte do trabalho dos planejadores é elaborar relatórios, documentos e textos, e para isso um pouco de organização pode ser de grande valia. Por isso, pensei em compartilhar alguns dos instrumentos e processos que acabei desenvolvendo com a prática. Com um pouco de sorte, eles podem ser úteis para outras pessoas.

Este post está, na verdade, dividido em 2 partes. A primeira (esta) tratará das ferramentas – softwares e serviços web úteis para o dia-a-dia. A segunda abordará alguns hábitos ou processos que podem ajudar na eficiência, tratando-os mais como dicas do que propriamente como receitas de produtividade.

Softwares

1) Launchy

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Este pequeno programa mudou minha forma de usar o computador. Com um simples alt + barra de espaço, ele me permite inicializar qualquer programa instalado no micro, sem a necessidade de clicar em iniciar > todos os programas > e depois perder tempo procurando o programa desejado. Para mim, que costumo utilizar diversos softwares ao mesmo tempo, é uma mão na roda.

Além de inicializar programas, ele também pode ficar de olho em pastas indicadas por você, e inicializar arquivos comuns (.doc, .pdf, etc.) a partir do alt+barra de espaço + o início do nome do arquivo. E ainda é possível usar sua linha de comando para realizar cálculos matemáticos simples.

2) Xplorer2

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Para quem lida com muitos arquivos localizados em pastas diferentes, como costuma ser o caso de planejadores em época de elaboração de relatórios, este programa é obrigatório. Com ele, é possível abrir várias abas, cada uma apontando para uma pasta diferente, e transferir, copiar ou colar arquivos. Assim, numa aba pode estar aberta a pasta com as fotos originais de um evento, por exemplo, e na outra as fotos já editadas e selecionadas. Numa terceira pasta podem estar os aquivos de texto utilizados para compor o relatório, e assim por diante.

3) XnView

xnview

Concorrente do InfanView, este software de visualização e manipulação de imagens é simples de usar e ao mesmo tempo poderoso. A principal força está na manipulação de arquivos em lote (vários arquivos de uma só vez), sendo possível redimensionar, renomear, ajustar a resolução, cortar, rotacionar, converter o formato, e muitas outras opções. O programa permite ainda renomear utilizando elementos especiais (data, contador automático, nome original do arquivo, entre outros), o que facilita muito no momento de arquivar e organizar aquelas 134 fotos da última audiência pública.

É possível ainda atribuir informações aos arquivos de imagens (créditos, fonte, palavras-chave) e fazer busca de imagens por essas informações, etc. Outro recurso interessante é o de criar automaticamente (ctrl + shift + v) uma imagem a partir da tela que tiver sido capturada com o botão PrtsSc (print screen), permitindo salvar com facilidade no HD.

Não chega a ser um substituto para o Photoshop, mas dá conta das tarefas mais básicas e mais freqüentes. Ah! E é gratuito!

4) PDF Redirect

pdf_redirect

De todos os conversores de PDF freeware que eu pude testar até agora, este foi o que melhor se adaptou às minhas necessidades e que se mostrou mais confiável nos resultados obtidos. O programa se instala como uma impressora, permitindo que virtualmente todos os tipos de arquivos possam ser convertidos para PDF. A interface é simples de utilizar e permite controlar a qualidade das imagens (e, por conseqüência, o tamanho final dos arquivos). Um ponto forte do programa é a possibilidade de juntar vários arquivos PDF em um único arquivo, ideal para quando você tem os anexos em arquivos separados e precisa juntar em um único PDF contendo o relatório completo.

Serviços Web

1) FlickR

flickr

Este item pode parecer um pouco estranho, mas foi uma das descobertas mais agradáveis dos últimos tempos para mim. Como todos sabem, o FlickR é um serviço de armazenamento e compartilhamento de fotos, onde os usuários se cadastram e podem armazenar suas fotos e navegar pelas fotos de outros usuários, devidamente marcadas com palavras-chave que facilitam esse processo.

O que eu não sabia até pouco tempo é que existe uma área do FlickR dedicada a imagens disponíveis sob a licença Creative Commons, que é uma alternativa ao bom e velho “todos os direitos reservados”. Trocando em miúdos, isso quer dizer que muitas imagens do FlickR estão disponíveis para serem utilizadas livremente em cartazes, folders, trabalhos acadêmicos ou qualquer outra finalidade, contanto que o devido crédito seja dado ao autor da imagem original.

São vários tipos de licenças diferentes, cada um com diferentes restrições, mas apenas na do tipo “By”, que permite que se faça qualquer coisa (editar, vender, publicar, modificar, criar outra imagem a partir dela, etc.) contanto que o crédito seja dado ao autor, são mais de 7.000.000 de fotos! Muitas das imagens aqui do Urbanidades são provenientes dessa fonte quase inesgotável.

2) BoxStr

boxstr

Apesar de uma interface um pouco poluída, este serviço pode ser de grande utilidade. Ele permite que você se cadastre e crie uma conta para armazenamento de arquivos, como um disco virtual, com 5Gb disponíveis. Com ele, caso seus relatórios fiquem muito grandes para serem enviados por e-mail (e eles sempre ficam), você pode fazer o upload deles e passar o link para que os clientes baixem diretamente do site. O tamanho máximo de cada arquivo é de 250Mb.

E você? Que ferramentas utiliza para aumentar sua produtividade? Faça suas indicações nos comentários!